Umsatzsteuervoranmeldung selbst gemacht

UmsatzsteuervoranmeldungMit Regelmäßigkeit und Ordnung kann jeder Einzelunternehmer die monatliche Umsatzsteuervor-anmeldung selbst machen. Das ist wirklich nicht schwierig. Zu Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich die unten beschriebenen Schritte mit meinem Steuerberater besprochen und damit sehr gute Erfahrungen gemacht.

Was ist Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die der Staat auf Produkte und Dienstleistungen erhebt. Ein Selbstständiger, der beispielsweise PC-Reparaturdienstleistungen anbietet, berechnet dem Kunden seinen Nettolohn und addiert 19% Umsatzsteuer. Diese Umsatzsteuer muss einmal monatlich an den Staat (das Finanzamt) überwiesen werden.

Um seine Dienstleistungen zu erbringen, kauft der Selbstständige vorher Waren (Büromaterial, Werkzeuge etc.) oder andere Dienstleistungen (Teilnahmegebühr für eine Weiterbildung etc.) ein und zahlt in diesen Rechnungen selbst Umsatzsteuer (genannt auch Mehrwertsteuer / MwSt.). Diese gezahlte Umsatzsteuer (auch Vorsteuer genannt) kann der Selbstständige vom Finanzamt erstattet bekommen, da sie in direktem Bezug zu der Erbringung seiner Dienstleistung steht.

Einmal monatlich berechnet der Selbstständige den Umsatzsteuerbetrag aus den Rechnungen, die er seinen Kunden gestellt hat. Parallel werden alle Umsatzsteuerbeträge zusammengerechnet, die er in dem Monat gezahlt hat. Diese beiden Beträge werden verrechnet.

Beispiel 1
Umsatzsteuer aus Rechnungen an Kunden
(Dieser Betrag muss an das Finanzamt gezahlt werden.)                                 354,09 Euro Umsatzsteuer aus Rechnung, die der Selbstständige gezahlt hat
(Diesen Betrag bekommt der Selbstständige vom Finanzamt erstattet.)            80,19 Euro Differenz                                                                                                              273,90 Euro

In diesem Fall hat der Selbstständige mehr Umsatzsteuer eingenommen, als er selbst gezahlt hat. Die Differenz von 273,90 Euro muss an das Finanzamt überwiesen werden.

Beispiel 2
Umsatzsteuer aus Rechnungen an Kunden
(Dieser Betrag muss an das Finanzamt gezahlt werden.)                                 119,00 Euro Umsatzsteuer aus Rechnung, die der Selbstständige gezahlt hat
(Diesen Betrag bekommt der Selbstständige vom Finanzamt erstattet.)          568,89 Euro Differenz                                                                                                             -449,89 Euro

In diesem Falle hat der Selbstständige mehr Umsatzsteuer gezahlt, als er eingenommen hat. Die Differenz von 449,89 Euro wird vom Finanzamt erstattet.

In der Umsatzsteuervoranmeldung werden diese beiden Beträge monatlich ermittelt und dem Finanzamt mitgeteilt.

Schritt 1 – Kontakt zum Steuerberater
Der wichtigste Freund des Selbstständigen ist der Steuerberater, der gleich zu Beginn der Überlegungen für den Schritt in die Selbstständigkeit und vor Anmeldung des Gewerbes zu Rate gezogen werden sollte.

Mit dem Steuerberater wird zunächst geklärt, ob überhaupt Umsatzsteuerpflicht besteht. Das hängt von den prognostizierten Gesamtumsätzen innerhalb eines Jahres ab.

Dann sollte man mit dem Steuerberater vereinbaren, dass die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung vom Selbstständigen eigenständig durchgeführt wird. Der Steuerberater wird dann nur einmal im Jahr zur Erstellung der Steuererklärung hinzugezogen. Diesen kostensparenden Prozess rate ich jedem Selbstständigen! Nur wer von sich selbst weiß, dass Buchhaltung und Finanzen nicht seine Dinge sind, sollte auch die Umsatzsteuervoranmeldung dem Steuerberater oder einem guten Bekannten überlassen.

Übrigens: Ein guter und fairer Steuerberater stellt einem Selbstständigen für diese Erstberatung nichts in Rechnung. Ich kenne das so, dass die Beratung kostenlos ist und dann für die Erstellung der Steuererklärung im folgenden Jahr ein Honorar fällig wird.

UmsatzsteuervoranmeldungSchritt 2 – Materialien besorgen
Folgendes wird benötigt:
– Aktenordner
– ca. 15 bis 20 Trennlaschen
– A4-Papier
– Klebestift

 

 

 

Schritt 3 – Registrierung bei Elster
Die Übermittlung der Umsatzsteuerdaten an die Steuerbehörden wird über das Internetprogramm „Elster“ vorgenommen. Über die Seite www.elster.de wird ein kostenloses Programm (ElsterFormular) heruntergeladen. Dann erfolgt der Registrierungsprozess, der auf der Seite sehr schön mit einem Video-Tutorial beschrieben ist. Am Ende des Registrierungsprozesses, für den gut zwei Wochen eingerechnet werden sollten, weil man auf Post vom Finanzamt warten muss, steht ein Authentifizierungsschlüssel, der als Softwarezertifikat auf dem Rechner gespeichert wird. Dieser Authentifizierungsschlüssel ermöglicht die Übermittlung der Daten zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Schritt 4 – Monatliche Aufgabe
Ich gebe ja zu, dass der ganze Prozess in den ersten drei Monaten etwas gewöhnungsbedürftig ist. Ratsam ist immer, einen Bekannten hinzuzuholen, der das schon länger macht und sich einweisen zu lassen. Nach drei Monaten wird das jedoch zur Routine. Am Anfang ist ein wenig Geduld gefragt!

Aufgabe ist, bis zum 10. Tag eines jeden Monats, die Umsatzsteuervoranmeldung für den Vormonat einzureichen. Beispiel: Bis zum 10. März müssen die Daten für den Monat Februar vorliegen.

Aufbewahren der Belege
Belege sind alle Rechnungen, die der Selbstständige seinen Kunden ausgestellt hat sowie alle Rechnungen und Quittungen, die der Selbstständig bezahlt hat und seinem Unternehmenszweck zugeordnet werden können.

Besonderheiten – wie der Umgang mit Ausgaben für ein dienstlich genutztes Auto – sollten im Vorfeld mit dem Steuerberater besprochen werden.

Ich empfehle, im Büro einen gut sichtbaren Ablageplatz für die Belege einzurichten. Ich selbst habe einen Ablagekasten, in den ich Kopien aller Rechnungen ablege, die ich meinen Kunden per Post schicke. Auch lege ich sofort dort hinein alle Einkaufsquittungen, wenn ich zum Beispiel bei der Post Briefmarken gekauft oder eine Taxiquittung bezahlt habe. Tipp: Belege direkt aus dem Portemonnaie in die Ablage.

Um eine Trennung von Privat- und Firmenausgaben zu erleichtern, empfiehlt sich, Einkäufe zu trennen und zwei Quittungen ausstellen zu lassen. Kauft man bei einem Discounter Lebensmittel und gleichzeitig einen Aktenordner, dann trennt man die Zahlvorgänge.

Ordnen der Belege
So, der Tag ist gekommen, es ist der 8. März. Jetzt suche ich aus meinem Ablagekasten alle Belege, die ein Datum aus dem Februar tragen, klebe jeden Beleg einzeln auf ein A4-Blatt und hefte das Blatt in einen Aktenordner. Die einzelnen Monate können mit Trennlaschen separiert werden.

Jedes Blatt wird oben rechts in der Ecke mit einer fortlaufenden Nummer versehen.

Eintragen der Daten in eine Tabelle
Alle Blätter werden jetzt nacheinander in eine Tabelle eingetragen. Dabei wird zwischen Ausgaben und Einnahmen unterschieden. Diese folgende Vorlage habe ich zu Beginn mit meinem Steuerberater abgesprochen und hat sich sehr bewährt.

Tabelle Umsatzsteuervoranmeldung

Die Zuordnung von Kontenbezeichnungen zu den Ausgaben erleichtert dem Steuerberater die Arbeit und verringert Rückfragen. Konten sind buchhalterische Sortierungsnummern und Bezeichnungen, um alle Ausgaben einer Kategorie am Ende des Jahres einfach addieren zu können. Der Steuerberater wird sämtliche Belege bei der Erstellung der Steuererklärung selbst in seinem System erfassen und mit Kontennummern hinterlegen. Manchmal ist eine Ausgabe nicht ganz eindeutig und da hilft es dem Steuerberater zu wissen, ob es sich beispielsweise um Büromaterial oder Zeitschriften handelt.

Wichtig ist, dass auf einige Beträge keine Umsatzsteuer berechnet wird (z.B. auf Porto oder teilweise auf Fahrkarten im Öffentlichen Nahverkehr). Diese Belege kann man der Vollständigkeit halber (um die Nummerierung nicht durcheinander zu bringen) auch eintragen und in der Spalte der Umsatzsteuer „Null“ eintragen.

Auf einige Beträge (z.B. Bücher und Zeitschriften) wird ein verminderter Umsatzsteuersatz von 7% erhoben. Das ist auch zu berücksichtigen.

Die Summen der Ausgaben und Einnahmen werden automatisch berechnet. Diese beiden Endsummen werden bei der Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung benötigt. Hier kann schon erkannt werden, ob man dem Finanzamt Umsatzsteuer schuldet (wenn die Summe der Umsatzsteuer aus den Einnahmen größer ist als die Summe der Umsatzsteuer aus den Ausgaben) oder man Umsatzsteuer erstattet bekommt (wenn die Summe der Umsatzsteuer aus den Ausgaben größer ist als die Summe der Umsatzsteuer aus den Einnahmen).

Schritt 5 – Umsatzsteuervoranmeldung mit Elster
Im Elsterformular wird nun das entsprechende Formular ausgerufen und die Unternehmensdaten (Adresse und Steuernummer) eingetragen sowie der Monat angegeben, für den die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt.

Danach sind nur zwei Beträge einzusetzen. Betrag 1 auf Seite 1 in Zeile 26 / Feld 81 mit dem Umsatzsteuerbetrag aus den Rechnung der zu zahlen ist. Hier ist die Summe der Nettoumsätze einzutragen. Der Umsatzsteuerbetrag wird automatisch durch das Programm berechnet.

Ausschnitt_Elster_Seite1

Betrag 2 auf Seite 2 in Zeile 56 / Feld 66 mit dem Betrag aus den Rechnungen/Quittungen, der erstattet werden soll. Diese Zahl ist die Summe der Umsatzsteuer der Ausgaben, die in der Addition als Ergebnis herauskam.

Ausschnitt_Elster_Seite2

Dann klickt man auf das Zeichen für „Überprüfen“ und danach auf „Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln“. Direkt bekommt man ein Übertragungsprotokoll, das abgespeichert und parallel auch ausgedruckt werden sollte. Das Protokoll heftet man in den Ordner mit den Belegen, so dass der Steuerberater erkennen kann, welcher Umsatzsteuerbetrag dem Finanzamt gemeldet worden ist.

Nach einiger Zeit kann es sein, dass das Finanzamt einen Brief schickt und frei stellt, die Umsatzsteuervoranmeldung für drei Monate zusammen (pro Quartal) zu erstellen. Das hört sich zunächst verlockend an. Kann aber schnell im Chaos enden, wenn der Selbstständige nicht ordentlich genug ist, die Belege an einer Stelle zu sammeln. Nach drei Monaten findet man eventuell manches nicht mehr. Ich empfehle in diesem Fall, die Zusammenstellung der Belege monatlich weiterhin durchzuführen und dann die Erklärung per Elster zu Beginn des neuen Quartals für das das vorangegangene vorzunehmen.

Ran an die Belege
Das einmal zusammen zu fassen lag mir schon länger auf dem Herzen, weil ich von vielen neuen Selbstständigen höre, dass sie Respekt davor haben. Das Ganze ist wirklich kein Hexenwerk. Ich bin gespannt auf die Reaktionen der Leser. Ist das gut beschrieben? Welche Aspekte fehlen oder sollten bei einer zukünftigen Überarbeitung ausführlicher beschrieben werden?

Das war´s! Die Umsatzsteuervoranmeldung in fünf Schritten. Wirklich nicht schwierig, oder? Und wenn das System einmal eingerichtet ist, reichen in den Folgemonaten die Schritte 4 und 5.

Ran an die Belege. Fertig. Los!

67 Gedanken zu “Umsatzsteuervoranmeldung selbst gemacht

  1. Hi Frank,

    lieben Dank für den wertvollen Artikel. Für mich war es vorher das beschriebene „Hexenwerk“. Ich bin Gründer und seit zwei Monaten selbstbeständig. Im ersten Monat habe ich aus Eile eine UStVa von 0,00 EUR eingereicht. Jetzt ist mir aufgefallen, dass ich aber zuvor bereits Ausgaben hatte, selber als Umsatzsteuer gezahlt habe. Kann ich die einfach in diesem Monat aufführen?
    Im 2. Monat habe ich dann Rechnungen gestellt und auch Zahlungen erhalten – allerdings nicht alle. Ich muss die Umsatzsteuer aber unanhängig davon zahlen, ob ich das Geld selber schon erhalten habe, oder?
    Lieben Gruß und Danke fuer die Hilfe!

    Chris

    • Hallo Chris,

      ja, ich persönlich würde die Umsatzsteuer aus Rechnungen einfach im zweiten Monat in die Umsatzsteuervoranmeldung einbringen.
      Als Einzelunternehmer musst du die gestellte Umsatzsteuer erst in dem Monat in die Vorsteueranmeldung einbringen, in dem der Geldeingang auf deinem Girokonto zu erkennen ist. Wenn du das Geld also erst im Juli bekommst, musst du die Vorsteuer also erst im August abführen.
      Zur Information: Beides sind laienhafte Aussagen aufgrund meiner eigenen Erfahrungen. Ich bin kein Steuerberater und kein Mitarbeiter eines Finanzamtes. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, würde ich das mit deinem Steuerberater auch noch einmal kurz abklären.

      Viel Erfolg weiterhin!
      Frank

  2. Hallo Frank,

    danke für deine Hilfe. Ich habe eine Frage:

    Muss ich auch Belege jeder Monat an Finanzamt senden? Wenn ja, reichen dazu nur Kopien?

    Danke für das Antwort im Voraus.

    Grüße
    Harry

    • Hallo Harry, nein Belege musst du dem Finanzamt nicht einschicken für die Umsatzsteuervoranmeldung. Es reicht die Onlinemeldung. Belege natürlich aufbewahren; ich hatte eine Prüfung im Haus vor einigen Wochen, da musste ich natürlich alles vorlegen. Viele Grüße, Frank.

  3. Hallo,
    erst einmal tausend Dank für den Super-Artikel….hat mir in den jetzt ersten 6 Monaten super geholfen.
    Jetzt bin ich aber an einen Punkt gekommen, wo ich etwas ratlos bin.

    Wo setze ich die Ausgaben für Porto rein, hier zahlt man ja keine Umsatzsteuer.

    Und wo die ebay und paypal-Gebühren? Im Endeffekt ist dies ja wohl eh ein Nullsummenspiel, aber muss ich diese Ausgaben trotzdem aufführen?

    LG

    • Hallo,

      Portokosten spielen in der USt-Voranmeldung eigentlich keine Rolle, da für sie keine Steuer anfällt. Du kannst sie natürlich in deine monatliche Berechnung mit einbringen, damit du gleich alle Kosten drin hast fürs Jahresende (ich mache es so).
      Aber bei MwSt bzw. USt trägst du 0% und damit automatisch auch 0 € ein. Somit tauchen sie in der USt-Voranmeldung, in der es um NETTO-Beträge und gezahlte USt-Beträge geht, per se gar nicht auf.

      Anders ist es, wenn du in einer Rechnung an einen Kunden Porto berechnest. Dann musst du dort nämlich 19% aufschlagen (oder einen abweichenden Steuersatz je nach Ware), auch wenn die eigentliche Postdienstleistung steuerfrei war. Das ginge dann wiederum in die UStVA ein.
      Hilft das ?

      Gruß
      Mister Hit

      • Bist du ganz sicher dass Leute deine Frage verstehen?
        Ich jedenfalls verstehe nur Bahnhof. Vielleicht bin ich ja zu blöd.

    • Zu den PayPal Gebühren: Das sind vermutlich Finanzdienstleistungen, für die keine Umsatzsteuer anfällt. Du setzt sie am Jahresende als Betriebskosten von der Steuer ab, aber sie tauchen in der UStVA nicht auf.

    • Hallo Marcus,

      ja, bei Porto ist keine Umsatzsteuer drauf. Die Belege müssen (und dürfen!) also nicht in die Umsatzsteuervoranmeldung. Die Portokosten fließen am Ende des Jahres einfach in die Betriebsausgaben ein. Bei ebay und paypal-Gebühren kenne ich mich nicht aus. Wenn auf dem Beleg keine Umsatzsteuerausgewiesen ist, einfach wie Portokosten behandeln.

      Viele Grüße
      Frank

  4. Hallo Frank,

    ich habe mein Fzg. dem Betriebsvermögen zugeordnet und muss den privaten Nutzungsanteil mit dem Pauschalwert in der USt-VA den Einnahmen zurechnen. In welcher Zeile der USt-VA gebe ich die Bemessungsgrundlage/Pauschalwert und die darauf zurechnende USt an? Oder addiere ich diese zu dem steurpflichtigen Umsatz den ich durch meine Tätigkeit erwirtschafte?

    Danke

    VG

  5. Hallo Frank,

    mein Mann hat sich selbständig gemacht und ich mache nun seine Erklärung selber. Ich hatte so eine Angst zu verzweifeln. Als ich deine Seite gefunden habe war auf einmal alles glassklar, und ich kriege es suuuuper hin.

    Eine Frage hätte ich. Mein Mann hat die Firma (Einzelunternehmen) in Nov. geöffnet, kurz danach in einen Kombi inverstiert. Auch vor der eröffnung hatt er viel Geld in sein Werkzeug reingesteckt. Wie mache ich es daß wir auch da die Umsatzsteuer wieder bekommen?

    Vielen Dank für die tolle Seite.

    Gruß Lena

    • Hallo Lena,

      mein Steuerberater hat mir damals „erlaubt“, Investitionen, die drei Monate vor Gründung getätigt wurden und die direkt dem Unternehmen (auch dem Einzelunternehmen) zuzuordnen sind, in die Betriebsausgaben und somit auch in die Umsatzsteuervoranmeldung einfügbar sind. Das bitte aber gerne mit eurem Steuerberater abklären. Das sind immer Einzelfälle.

      Viele Grüße
      Frank

  6. Hallo Frank,
    der Praxistest für meine erste Voranmeldung naht: den ELSTER-Zugangscode habe ich erhalten, demnächst muss ich dann alles am richtigen Ort eintragen. Gerne werde ich danach über meine Erfahrungen berichten. Noch eine Frage zu der Muster-Excel-Datei, die Du oben gezeigt hast. Wie würden denn in diesem Schema Waren eingetragen, also die zu verkaufenden Dinge (in meinem Fall Textilien), und welche Kennziffer würde dem zugeordnet? Folgen die Kennziffern einem verbindlichen Schema? Bekommt das Finanzamt auch diese Datei, oder ist die nur für mich und später für meinen Steuerberater (meine Denktendenz: letzteres)?
    Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen.
    Beste Grüße

    • Hallo Mister Hit,

      Verkäufe/Einnahmen würde ich wie im Muster angegeben unter der Kennziffer „Umsätze mit 19%“ kategorisieren. Und ja: Das Finanzamt bekommt nur die offizielle Umsatzsteuerdaten per Elster. Die Übersicht ist für dich und deinen Steuerberater.

      Die Tabelle ist auch nur eine Zuordnungshilfe für dich und den Steuerberater; so kann der besser erkennen, in welchen Ausgabenbereich das gehört, falls das auf einer Rechnung/Quittung nicht richtig zu erkennen ist.

      Viel Erfolg!
      Frank

      PS: „Denktendenz“ ist ein schönes Wort. :-)

      • Hiermit stelle ich das Wort Denktendenz allen zur freien Verfügung :)
        Die Kategorie „Umsätze mit 19%“ habe ich in der Excel-Tabelle gar nicht gefunden- welche Kennziffer wäre das denn dort? Ich sehe nur „Abziehbare Vorsteuer 19%“ und „Umsatzsteuer 19%“. Oder ergibt es Sinn, einfach mein eigenes Fach aufzumachen und es „Wareneinkauf“ zu nennen , oder auch „EU-Wareneinkauf ohne Umsatzsteuer“? Puuh, wieder Fragen über Fragen.
        Schönen Abend allerseits.

  7. Lieber Frank,

    gerne halte ich Dich auf dem Laufenden. Habe die Elsteronline-Registrierung mit meiner vom Finanzamt mitgeteilten Identifikationsnr. schon versucht, allerdings bekomme ich eine Fehlermeldung, wenn ich den erhaltenen Email-Link bestätige..

    Interner Fehler
    Fehlernummer: 080090233

    Wollte außerdem eine Ust-ID online beantragen, das hat auch nicht geklappt, da ich vom Finanzamt noch nicht als Ust-berechtigt registriert bin. Ich war bisher Kleinunternehmer, möchte aber in meinen Ausgangsrechnungen 2015 die Ust. ausweisen, da ich dieses Jahr ein paar Investitionen tätigen werde. Zwei Rechnungen habe ich im Januar bereits geschrieben – da die Leistungen 2014 erfolgt sind, enthalten sie noch keinen Ust-Ausweis. Dieses Wochenende möchte ich weitere Rechnungen für Leistungen aus 2015 rausschicken.

    Auf diesen Rechnungen würde ich einfach die Künstler-Ust. von 7 % ausweisen und am Montag gleich in der Früh zum Finanzamt fahren, bescheid sagen, dass ich jetzt die Ust. ausweisen möchte und mir einen Beleg ausstellen lassen, den ich per Fax an die zentrale Antragsstelle für die Ust. ID schicken möchte.
    Würde am Montag dann auch nochmal bei der zuständigen Stelle von Elster anrufen, damit ich das Zertifikat noch pünktlich für die fällige Voranmeldung zum 10. Januar erhalten kann.

    Was sagst du dazu, denkst du das müsste so funktionieren?

    Herzliche Grüße
    Julia

  8. Lieber Frank,

    herzlichen Dank! Dein Artikel ist wirklich sehr verständlich geschrieben und optisch ansprechend, was meistens leider nicht der Fall ist. (Als Designerin macht mich das oft wahnsinnig :)
    Ich bin seit September selbstständig und der Finanzdschungel und meine diesbezügliche Unwissenheit lassen einem alles oftmals nahezu unmöglich erscheinen. Dein Artikel macht Mut und schafft Erleichterung.

    Herzliche Grüße
    Julia

    • Danke, Julia! Ich wünsche dir viel Erfolg!

      Falls du dich in ein paar Monaten noch einmal melden würdest mit einer Rückmeldung, wie die beschriebenen Schritte dir geholfen haben, wäre das phantastisch! Der Praxistest (Gespräch mit Steuerberater oder Kontakt mit Finanzamt) ist ja nachher immer das Entscheidende. :-)

  9. Hallo Frank!
    vielen vielen Dank für Deinen detaillierten und sehr verständlichen Artikel zu diesem (leidigen) Thema.
    Wäre ich doch viel eher darauf gestoßen – dann hätte ich mir die teure Rechnung vom Steuerberater sparen können. Inzwischen habe ich mich beim Elster Portal angemeldet. Übrigens, Deine 5- Schritt-Erklärung ist 1000x verständlicher als die vom FA :) Danke auch für die Tabelle!
    Schönes Wochenende und viele Grüße,
    Duni

  10. Hallo Frank!
    Klasse Artikel, super erklärt. Vielen Dank dafür!
    Eine Frage habe ich noch: Wenn ich im Vorjahr noch in die Kleinunternehmerregelung (unter 50.000) falle und nun weiß, dass ich ab diesem Jahr Umsatzsteueranmeldungspflichtig bin, muss ich dann erst beim Finanzamt eine Ust.-Nummer beantragen oder lege ich einfach los, indem ich bis zum 10. Februar die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Janaur per Elster übertrage?

    Vielen Dank!

    Carmen

    • Hallo Carmen,

      an dieser Stelle würde ich doch kurz bei deinem Finanzamt anrufen und das abklären.

      Laienhaft würde ich sagen, dass du doch schon die Umsatzsteuer-ID benötigst. Eigentlich benötigst du die ja sogar schon, um sie in deine Rechnung an deine Kunden unterzubringen. Das müsste ja schon erfolgen, bevor du die Umsatzsteuervoranmeldung machst.

      Wieder der Hinweis: :-) Ich bin kein Steuerberater, deswegen nur eine laienhafte Aussage.

  11. Danke danke danke!!! Ich dachte schon ich verzweifle in dem Finanzamt Dschungel. Dank deiner tollen Auflistung und Erklärung bin ich allerdings wieder ganz zuversichtlich. :)

    Vielen vielen Dank!!!

    • Noch eine Frage…. wie verbuche ich denn Internet und Telefonkosten in der UstVoranmeldung?

      LG und vielen Dank!

      • Ich drucke mir immer meine Handyrechnung sowie meine Internetprovider-Rechnung aus und setze die darin aufgeführte Umsatzsteuer als Vorsteuer an.

        Bei einem Handy, das auch privat genutzt wird sowie auch bei einem auch privat genutzten Telefonanschluss, solltest du nochmal abklären, ob du nicht eventuell nur einen Teil der Rechnung und somit auch nur einen Teil der Umsatzsteuer als Firmenkosten ansetzen darfst. Ich hatte das früher imm mit 80% angesetzt. Somit darfst du auch nur 80% der in der Rechnung angegebenen Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.

  12. Klasse Seite, die sehr verständlich wesentliche Sachverhalte darstellt. Vielen Dank dafür und gleich eine (möglicherweise naive) Frage: Wie verbuche ich denn eigentlich die geschäftlich verfahrenen PKW-Kilometer in der Vorsteueranmeldung – und fällt dafür in irgendeiner Form Mehrwertsteuer an? Ich führe vorsorglich ein Fahrtenbuch und würde dies bei der Jahressteuererklärung vorlegen, aber wie verhält es sich bei den monatlichen Anmeldungen? Vielen Dank für eine kurze Information, falls bekannt. Mein Steuerberater ist zur Zeit im Urlaub.
    Beste Grüße

    • Hallo Mister Hit,

      das ist für mich auch immer ein Buch mit diversen Siegeln. Letztendlich bitte mit deinem Steuerberater absprechen.

      Schau mal in diesem Beitrag, da sind die beiden verschiedenen Methoden der Abrechnung (Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Methode) dargestellt: http://www.lexware.de/buchhaltung-und-steuern/steuertipp-firmenwagen-fahrtenbuch-oder-1-prozent-regel

      Ich habe das bei PKW-Nutzung in den letzten Jahren immer mit der 1-Prozent-Methode gemacht. Das hieß aber, dass ich am Anfang drei Monate auch ein Fahrtenbuch führen musste, um festzustellen, dass es sich hauptsächlich um geschäftliche Fahrten handelte.

      Wer hat hier weitere Erfahrungen?

      • Hallo Frank,
        vielen Dank für deinen Kommentar. Ich werde die KfZ-Kilometer jetzt bei der Vorsteueranmeldung ganz außen vor lassen und nur in der Jahressteuererklärung mit Pauschale pro Km aufführen.
        Wenn in einem Monat des laufenden Jahres dann der Kfz-Versicherungsbetrag gezahlt wirdin die Vorsteueranmeldung, werde ich diesen natürlich für den betreffenden Monat mit einbeziehen.

        • Wie Frank oben schon schreibt, gibt es hier viele Varianten. Welche für dich am besten ist, wirst du erst nach einiger Zeit herausfinden. Daher am besten alle Daten erfassen (Fahrtenbuch, Tank- und Rep. Belege, bzw. Versicherung und Steuern) und am JAhresende die infragekommenden Varianten durchrechnen und die optimale ansetzten.
          btw: Steuern und KFZ-Versicherungen kannst du nicht von der USt. anziehen. Auf dem Zahlungsbeleg ist diese auch nicht separat ausgewiesen. Wenn dein Fzg. zum Betriebsvermögen gehört, kannst du diese nur als Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung gelten machen.

          VG

          • Vielen Dank für den Hinweis. Bei mir wäre nämlich im laufenden Monat die Kfz-Versicherung fällig. Die spielt also für die USt VA keine Rolle und bleibt dann bis zur Jahressteuererklärung. Wieder was gelernt

  13. Vielen Dank für den Beitrag! Folgende Fragen sind bei mir noch offen: Kann man bei den abziehbaren Steuern nicht zwischen verschiedenen Steuersätzen unterscheiden? Muss ich einfach alles addieren? Muss ich schon bei der Voranmeldung alle Belege mitschicken? Sehr kompliziert :-(
    Beste Grüße und vielen Dank

    • Hallo Perfectrix,

      nein, du musst keine Belege bei der Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt schicken. Da reicht die Onlinemeldung über Elster.

      Du kannst natürlich die verschiedenen Steuersätze berücksichtigen. Einfach alle gezahlten Umsatzsteuern aus Rechnungen, sei es mit 7% oder 19% addieren und von den eingenommenden Umsatzsteuern aus deinen Rechnungen abziehen.

      Viele Grüße
      Frank

  14. Vielen Dank für diesen guten Artikel!

    Ich habe eine Frage: Muss die Voranmeldung schon vollständig sein, oder könnte man auch erstmal alle eingenommene Umsatzsteuer anmelden und dann die Vorsteuer bei der Umsatzsteuererklärung im nächsten Jahr bei der Steuererklärung anbringen?

    Mit besten Grüßen!

    • Hallo EEM,

      diese Spezialfrage kann ich nicht beantworten. Bitte frage dazu deinen Steuerberater.

      Laienhaft würde ich sagen:
      1) Es entgeht dir dadurch der Abzug der Vorsteuer. Du musst erst einmal viel Geld vorlegen.
      2) Ob das Finanzamt das so gerne sieht weiß ich nicht. Die Steuer aus den eingenommenden Umsätzen der Rechnungen anzugeben ist ja schon mal gut. Wenn du da eh schon bist, könntest du auch gleich die Vorsteuer aus den bezahlten Rechnungen mit eingeben.
      3) Ich habe die Erfahrung gemacht, dass einzelne fehlende Belege oder kleine Fehler in der Angabe der Umsatzsteuervoranmeldung kein Problem sind. Das wird vom Steuerberater korrigiert. Aber alle Vorsteuer aus bezahlten Rechnunge nicht anzugeben… da wäre ich persönlich vorsichtig!

      Falls das hier ein Steuerberater liest: Bitte gerne Anmerkungen schreiben!

      Viele Grüße!
      Frank

  15. Echt Klasse beschrieben, danke.

    Eine Frage: Muss ich dem Finanzamt die Kopien der Belege zukommen lassen oder reicht es wenn ich sie eingeordnet Wegpacke??

    • Hallo Amisson Sanca,

      du musst dem Finanzamt für die Umsatzsteuervoranmeldung nichts schicken. Die Belege bitte sorgfältig abheften und aufbewahren. Es könnte ja sein, dass das Finanzamt eine Prüfung vornehmen möchte.

      Den Ordner mit den Belegen brauchst du am Ende des Jahres wieder, wenn die Steuererklärung erstellt werden soll.

      Viele Grüße
      Frank

      • Eine Frage hierzu: am Ende des Jahres erstelle ich dann die Steuererklärung, welche eine EÜR beinhaltet (auf Basis der Rechnung, die der Vorsteuer zugrunde lagen). Sende ich bei Abgabe der Steuererklärung dann alle Rechnungen des Jahres zu?

        Danke und Grüße,
        Jofe

        • Hallo Jofe,

          ich würde erst einmal gar keine Papiere dem Finanzamt schicken. Nur die elektronische Steuererklärung, ggf. nur die ausgedruckte Erklärung, die man unterschreiben muss.

          Wieder der Hinweis.. :-) Ich bin kein Steuerberater. Ich gönn mir den Luxus, die Steuerklärung durch einen Steuerberater machen zu lassen und bin dabei schon oft positiv überrascht worden, weil Aspekte auftauchten, die für mich positiven Einfluss auf die Steuerlast hatten. Kann ich nur jedem empfehlen.

          Viel Erfolg in 2015!

  16. Pingback: Die erste Steuererklärung › Ich bin Gründer › Von Frank Liffers › Die 1. Steuererkärung, Die erste Steuererklärung

  17. DANKE!!! Endlich eine praxisnahe Erklärung, die ein Mensch verstehen kann! Ich war schon am Verzweifeln bis ich diesen Artikel gelesen habe und dabei ist meine Anzahl an Belegen momentan noch überschaubar. Bin nämlich gerade bei der ersten Elster-Umsatzsteuervoranmeldung.
    Die vom Finanzamt kommende „Anleitung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung“ entspricht in meinen Augen einem Beipack-Zettel für irgendein Medikament – man versteht eigentlich nicht wirklich, was die von einem wollen.
    Über kurz oder lang werde ich den Kram sicherlich komplett beim Steuerberater abladen. Dieser ganze Steuerwust kommt mir vor, wie ein Minenfeld. Ein falscher Schritt und schon hat man Kosten am Hals, die man anderenfalls nicht hätte..

    Außerdem vielen Dank für die Tabelle!

    Beste Grüße,
    Sascha

  18. Hallo zusammen,
    ich habe noch folgenden (Praxis-) Tipp bzw. eine weitere Idee: Wenn ihr die Belege für den jeweiligen Monat heranzieht, würde ich diese zunächst (auf eine A4-Seite) kopieren und auf diese kopierte Seite dann jeweils den Beleg kleben (und wie oben ja auch geschrieben wurde, nummerieren, ggf. auch notieren ob Bezahlung über Kasse oder Bank). Denn mit der Zeit verblassen die einen oder anderen Belege und es gibt ja eine gewisse Aufbewahrungspflicht nach dem Handelsrecht (§ 257 HGB).
    Herzliche Grüße
    Sarah

  19. Hallo Frank,

    richtig guter Artikel, vor allem für Personen wie mich (Gründer).
    Eine Frage, ich spiele mit dem Gedanken einen 175,- Euro Minijober einzustellen. Leider finde ich im Netz nichts wie ich diesen in der Steuer angebe – vor allem in welcher Steuer.

    Rein vom logischen her habe ich doch monatlich Kosten (175,- Euro zzgl. Knappschaft), diese muss ich ja auch monatlich / vierteljährlich irgendwo angeben oder?

    Gruß und vielen Dank sagt der Sven

    • Hallo Sven,

      habe bitte Verständnis dafür, dass ich kein Steuerberater bin. In diesem Fall möchte ich mich etwas zurückhalten.

      Zunächst solltest du schauen, wie ein Minijobber ordnungsgemäß abgerechnet wird. Damit habe ich leider auch keine Erfahrungen.

      Die Aufwendungen dafür sind ja Personalkosten. Das wird in diesen Block gebucht am Ende des Jahres. Es fällt ja keine Umsatzsteuer an bei Personalaufwendungen, so dass du das nicht monatlich angeben musst.

      Tut mir leid. Derzeit keine große Hilfe in dieser Fragestellung.

      Viele Grüße!
      Frank

  20. Hallo Fank, Danke für Eine Infos. Alle loben hier Deine Tabelle für die Ausgaben. Wo finde ich diese Tabelle ?
    Wie viel kostet in etwa eine Anlage EÜR, wenn der Steuerberater diese ausfüllt (auf Basis der sorgfältig vorbereiteten Unterlagen – Ordner mit Laschen, belegen… . Ich mache seit Jahren unsere Einkommensteuer alleine, was ich einmal machen lassen würde ist die EÜR. Ist der Auftrag an Steuerberater nur EÜR möglich ?

    Mfg margarete

    • Hallo Margarete,

      die Tabelle findest du im Text im Abschnitt von Punkt 4. Das ist ein Download einer Excel-Tabelle. Bin gespannt, wie du damit zurecht kommst.

      Zur Frage der Kosten für den Steuerberater: Das kann ich dir leider nicht beantworten. Der wird sicherlich die Belege/Buchungen noch in sein System übertragen müssen. Dann kommt es auf den Umfang (und ich glaube auch auf den Gesamtumsatz) bei der Berechnung des Honorar an. Das ist ja durch diverse Paragrafen geregelt. Ein unverbindliches Gespräch kann das sehr leicht klären.

      Viel Erfolg! Sag gerne Bescheid, wie es bei dir in dieser Frage weitergeht.

  21. Vielen Dank für diesen klasse Artikel!

    Ich schalte bei den meisten steuerbezogenen Anweisungen ziemlich schnell ab, aber Dein Stil und der übersichtliche Aufbau machen es leicht weiterzulesen — und dank der Tabelle sollte dann auch die Umsetzung gelingen. Vielen Dank nochmal!

    Gruß,
    Astrid

  22. Vielen Dank für die Spitzenanleitung!
    Nachdem ich mich stundenlang durch Buchhaltungsprogramme durchgearbeitet habe, fand ich hier alles was ich brauche :-)
    Liebe Grüße von Mo

  23. Hey Frank, danke für die schnelle Antwort.

    Jetzt sehe ich es auch, die beiden Konten (8300 Erlöse 7%, 8400 Erlöse 19%) hattest du ganz unten mit aufgeführt. Obliegt die Nummerierung der Konten irgend einem System oder sind das beliebige Zahlenwerte? Man könnte die Konten in der Tabelle noch unterteilen in Einnahmen und Ausgaben – dann ist das felsenfest klar (dies als kleine Anregung).

    Wenn du mich so fragst, ja ich hätte ein Thema über das du schreiben könntest: Spesen! Hier wäre interessant zu wissen, wie ich eine Spesenabrechnung mache und wann. Mache ich die jeden Monat mit der Vorsteuer mit oder hat das nichts miteinander zu tun? Ich blicke da nicht wirklich durch. Kannst du mir diesbezüglich etwas raten?

    Beste Grüße,

    Leo

    • Hallo Leo,

      der Kontenrahmen wurde mir von meinem Steuerberater in meinem ersten Gespräch mit ihm ans Herz gelegt. Der orientiert sich am DATEV-Kontenrahmen für Einzelunternehmer.

      Schau mal hier: http://www.datev.de/portal/ShowContent.do?pid=dpi&cid=198493

      Beim Blick in das Dokument merke ich, dass sich da in den letzten Jahren Änderungen ergeben haben. Ich müsste meine Vorlage bald mal anpassen. Im Prinzip ist das aber nicht tragisch. Letztendlich geht es in der Vorbereitung für den Steuerberater darum, dass er sieht, wie du als Unternehmer die Ausgaben und Einnahmen gerne einordnen möchtest. Der Steuerberater wird ja eh alle Belege neu erfassen und in sein System übertragen. Deine Zuordnung ist ihm eine Hilfe.

      Dein Themenvorschlag „Umgang mit Spesen“ ist super. Vielen Dank. Magst du mir an info@ichbingruender.info eine E-Mail schreiben? Dann könnte ich dir kurz ein paar Fragen stellen. Das ist einfacher, als hier über die Kommentarfunktion. Dann könnten wir deine Frage als Praxisfall (natürlich anonym) behandeln.

      Eine produktive Woche wünscht
      Frank

      • Danke für die Infos! Bin gespannt auf deinen neuen Beitrag zum Thema Spesen. Habe dir gemailt 😉

        Beste Grüße,

        Leo

  24. Hallo Frank, danke für diesen anschaulichen Artikel. Hilft gut weiter, vor Allem auch die Exeltabelle ist spitze.
    Ich frage mich nur was ich bei den Einnahmen für Konten aufführen soll? Kannst du mir da weiter helfen?
    Nach genau einer Seite wie http://www.ichbingruender.info habe ich gesucht. Für viele Neugründer sind solche Infos einfach Gold wert. Daumen hoch!!!

    • Hallo Leo,

      vielen Dank für dein Kompliment. Das höre ich natürlich gerne. Schön, dass meine Beiträge ankommen. Sag´s gerne weiter! :-)

      Hättest du ein bestimmtest Thema, über das du hier gerne einmal lesen wollen würdest? Ich bin für jede Anregung dankbar.

      Gerade holt mich meine selbstständige Tätigkeit mal wieder ein. Zu viele aktive Baustellen, so dass ich gerade nicht wirklich dazu komme, regelmäßig neue Blogbeiträge zu schreiben. Willkommen in der Realität! :-)

      Zu deiner Frage: Mein Steuerberater hat mir als Sortierung für die Einnahmen folgende Kontenbezeichnungen empfohlen.

      8300 Erlöse 7%
      8400 Erlöse 19%

      Damit komme ich immer gut klar.

      Hilft dir das?

      Herzliche Grüße
      Frank

      • Hey Frank, danke für die schnelle Antwort.

        Jetzt sehe ich es auch, die beiden Konten (8300 Erlöse 7%, 8400 Erlöse 19%) hattest du ganz unten mit aufgeführt. Obliegt die Nummerierung der Konten irgend einem System oder sind das beliebige Zahlenwerte? Man könnte die Konten in der Tabelle noch unterteilen in Einnahmen und Ausgaben – dann ist das felsenfest klar (dies als kleine Anregung).

        Wenn du mich so fragst, ja ich hätte ein Thema über das du schreiben könntest: Spesen! Hier wäre interessant zu wissen, wie ich eine Spesenabrechnung mache und wann. Mache ich die jeden Monat mit der Vorsteuer mit oder hat das nichts miteinander zu tun? Ich blicke da nicht wirklich durch. Kannst du mir diesbezüglich etwas raten?

        Beste Grüße,

        Leo

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